行政秘书职位说明书

基本信息

职位名称

行政秘书

职位编号

所属部门

行政部

直接上级

办公室主任

职位概述

负责会议安排、电话转接、邮件收发、文档管理、来访接待等日常行政事务工作

任职资格

学    历

大专以上

专    业

文秘、中文等相关专业

工作经验

1年以上相关工作经验

能力素质

具有较强的沟通能力、表达能力、时间管理能力，条理性强，工作积极主动

业务了解范围

掌握公司行政管理、文档管理及公关礼仪知识；了解公司内部工作及业务流程

培训经历

受过文书写作、档案管理等方面的培训

知  识

具备文秘、公共关系、行政管理等相关知识

职    责    细    化    描    述

岗

位

职

责

职责一

行政事务处理

工作任务

1．来访接待

2．负责电话、邮件、传真等各种渠道信息的处理

3．协助领导安排公司各种工作会议

4．按照上级指示列席会议，并做好会议记录

5．相关文件的起草、打印、登记、存档管理

职责二

办公设备管理

工作任务

1．负责办公室办公设备、用品的使用与管理并建立管理台账

2．协助相关工作人员定期对办公设备进行检查、检修，确保办公设备正常使用

职责三

沟通协调

工作任务

1．负责协调上级与各部门的联络与交流

2．协助完成对外联络事宜

职责四

文档资料管理

工作任务

1．协助制定公司文档管理制度

2．做好公司文件登记、归档管理工作