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【第69章】 行政秘书职位说明书
   
 
董立杰
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精益管理咨询师,五略管理法创始人
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基本信息

职位名称

行政秘书

职位编号

 

所属部门

行政部

直接上级

办公室主任

职位概述

负责会议安排、电话转接、邮件收发、文档管理、来访接待等日常行政事务工作

任职资格

   

大专以上

   

文秘、中文等相关专业

工作经验

1年以上相关工作经验

能力素质

具有较强的沟通能力、表达能力、时间管理能力,条理性强,工作积极主动

业务了解范围

掌握公司行政管理、文档管理及公关礼仪知识;了解公司内部工作及业务流程

培训经历

受过文书写作、档案管理等方面的培训

 

具备文秘、公共关系、行政管理等相关知识

                   

 

 

 

职责一

行政事务处理

工作任务

1.来访接待

2.负责电话、邮件、传真等各种渠道信息的处理

3.协助领导安排公司各种工作会议

4.按照上级指示列席会议,并做好会议记录

5.相关文件的起草、打印、登记、存档管理

职责二

办公设备管理

工作任务

1.负责办公室办公设备、用品的使用与管理并建立管理台账

2.协助相关工作人员定期对办公设备进行检查、检修,确保办公设备正常使用

职责三

沟通协调

工作任务

1.负责协调上级与各部门的联络与交流

2.协助完成对外联络事宜

职责四

文档资料管理

工作任务

1.协助制定公司文档管理制度

2.做好公司文件登记、归档管理工作

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